Day 78: At work, formally

Course › Week 12: Portuguese in the real world

Carol's job offer was a phone call. To make it real, it has to be approved by Henrique Bastos, the agency's managing partner, who works from the Curitiba office and has never met Emma. So tonight Emma writes the most formal email of her three months in Brazil.

Warm-up: do you remember?

Before anything new, pull these out of memory. They come from earlier days, some from yesterday and some from weeks ago. Getting one wrong is useful: it shows you what to look at again.

1. It’s better for us to leave now. (use nós)______
2. Eu perdi o ônibus e acabei ______ (chegar) atrasado.I missed the bus and ended up arriving late.
3. A cidade ______ (where) ele mora fica em Minas.The city where he lives is in Minas.
4. We’d better wait here. (use a gente)______
5. Sei lá.I have no idea. I’m sure. I know that place.
6. Ontem à noite eu ______ (estava) em casa.Last night I was at home.
7. Depois de nós ___ a faxina, vamos descansar.fizermos façamos fazermos
8. Vou falar devagar para eles ___.entenderem entendam entendem
9. Se você ___ o Rafa no aeroporto, diga que eu estou no café.vir vier viu
10. Call me when you can. (to one person)______
11. Naquela época, não ______ (ter) hospital perto da fazenda.Back then, there was no hospital near the farm.
12. In the old days, we didn’t have cell phones.______
13. Is there a bathroom here?______
14. A gente ______ (comer) na cozinha.We eat in the kitchen.

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1. É melhor nós sairmos agora.
2. Eu perdi o ônibus e acabei chegando atrasado.
3. A cidade onde ele mora fica em Minas.
4. É melhor a gente esperar aqui.
5. Sei lá. I have no idea.
6. Ontem à noite eu tava em casa.
7. Depois de nós fazermos a faxina, vamos descansar.
8. Vou falar devagar para eles entenderem.
9. Se você vir o Rafa no aeroporto, diga que eu estou no café.
10. Me liga quando você puder.
11. Naquela época, não tinha hospital perto da fazenda.
12. Antigamente, a gente não tinha celular.
13. Tem um banheiro aqui?
14. A gente come na cozinha.

Listen and read

Listen to the whole email once before you read it. It sounds different from everything Lucas says: listen for o senhor, for gostaria and for the fixed phrases that open and close the message.

Você entendeu? (Did you understand?)

1. Para quem a Emma escreve?Para a Carol, a chefe dela. Para um diretor que ela ainda não conhece. Para um cliente da agência.
2. O que a Emma pede ao Sr. Henrique?Um visto de trabalho novo. Uma reunião e a proposta por escrito. Um currículo atualizado.
3. O que segue em anexo?A proposta por escrito. O contrato de trabalho. O currículo da Emma.
4. Que dia a Emma propõe para a reunião?Quinta-feira. Terça-feira. Sexta-feira.

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1. Para quem a Emma escreve? Para um diretor que ela ainda não conhece.
2. O que a Emma pede ao Sr. Henrique? Uma reunião e a proposta por escrito.
3. O que segue em anexo? O currículo da Emma.
4. Que dia a Emma propõe para a reunião? Quinta-feira.

O senhor, a senhora

You already know a senhora: it's what Emma has called Dona Marta since day 1. O senhor (to a man) and a senhora (to a woman) are the respectful "you". They take the same verb form as você, so there is nothing new to conjugate.

Two things are different from English. First, Portuguese repeats o senhor every time English says "you": O senhor quer que eu ligue para o senhor amanhã? Second, "your" is either seu / sua or, to be completely clear, do senhor / da senhora: Este é o casaco da senhora?

Who gets o senhor or a senhora?

• People clearly older than you, especially if you don't know them well: a friend's grandparents, an older neighbor.
• Customers. Staff in a bank, a hotel or a call center will call you "senhor" or "senhora", whatever your age.
• Someone senior whom you don't know, in a formal setting: an interviewer, a judge, a police officer.

Brazilian workplaces are informal. Colleagues say você, and so do most people to their boss: Emma has never called Carol a senhora. When you aren't sure, start with o senhor / a senhora. The usual answer is Pode me chamar de você. (You can call me você), and then you switch.

The same message, twice

Formal Portuguese doesn't use different grammar. It uses more of the forms you learned on days 52 and 65 (the conditional and the past subjunctive), whole words where speech shortens them (para, está, você), and a set of fixed phrases.

Look at the fifth row. Se você puder (future subjunctive, day 64) is a real, likely condition. Se o senhor pudesse (past subjunctive, day 65) with ficaria (conditional) turns the same request into a what-if, which is why it sounds so polite. English does the same thing: "if you can" becomes "if you could".

A work email from top to bottom

Prezado agrees with the person you're writing to: Prezado Henrique, Prezada Carolina, Prezados senhores. When you don't know who will read it, people write Prezado(a), which is the form you will see on websites and forms.

The verb in Segue em anexo agrees with what is attached: Segue em anexo o contrato. but Seguem em anexo os documentos.

Meetings and interviews: manter and propor

Two verbs that work hard in an office are built on verbs you already know. Manter (to keep, to maintain) is ter with man- in front, and propor (to propose) is pôr with pro- in front. They copy ter and pôr in every tense.

• Eu mantenho contato com todos os clientes. I keep in touch with all the clients.
• A empresa mantém a proposta. The company stands by the offer.
• Proponho uma reunião na sexta-feira. I propose a meeting on Friday.
• O que vocês propõem? What do you propose?

In writing, only the accent separates ele mantém from eles mantêm. They sound the same.

Propor que is followed by the subjunctive, like querer que and pedir que on day 57, because it is something wanted and not yet a fact: Proponho que a gente comece às nove.

Useful in a meeting or an interview:

• O senhor poderia repetir a pergunta, por favor? Could you repeat the question, please?
• Posso fazer uma pergunta? May I ask a question?
• Gostaria de acrescentar uma coisa. I would like to add one thing.
• Quais seriam as minhas responsabilidades? What would my responsibilities be?

Practice

Formal ou informal? Escolha a melhor opção. (Pick the best option.)

1. You begin an email to a director you have never met.Oi, querido! E aí, Bastos? Prezado Sr. Bastos,
2. You end a formal email.Valeu! Atenciosamente, Beijos,
3. You end an email to a colleague you get along with.Prezada, Segue em anexo, Abraços,
4. ___ poderia me enviar o contrato, Dr. Henrique?O senhor Os senhores A senhora
5. Dona Marta, ___ quer um café?o senhor as senhoras a senhora
6. Fico à ___ para qualquer dúvida.atenção disposição reunião
7. Which sentence belongs in a formal email?Cê sabe se ainda tem a vaga? Quero saber se a vaga ainda tá de pé. Gostaria de saber se a vaga ainda está disponível.

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1. You begin an email to a director you have never met. Prezado Sr. Bastos,
2. You end a formal email. Atenciosamente,
3. You end an email to a colleague you get along with. Abraços,
4. O senhor poderia me enviar o contrato, Dr. Henrique?
5. Dona Marta, a senhora quer um café?
6. Fico à disposição para qualquer dúvida.
7. Which sentence belongs in a formal email? Gostaria de saber se a vaga ainda está disponível.

Complete. O verbo está entre parênteses. (The verb is in brackets.)

1. Eu ______ (manter) contato com os clientes por e-mail.I keep in touch with the clients by email.
2. A Carol ______ (propor) uma reunião toda segunda-feira.Carol proposes a meeting every Monday.
3. Nós ______ (propor) um prazo de duas semanas.We propose a two-week deadline.
4. Eles ______ (manter) a agenda sempre atualizada.They always keep the calendar up to date.
5. Gostaria de saber se ______ (ser) possível mudar o horário.I would like to know whether it would be possible to change the time.
6. Se a senhora ______ (poder) me ligar amanhã, eu ficaria muito grato.If you could call me tomorrow, ma’am, I would be very grateful.
7. ______ Sra. Carolina, (opening a formal email)Dear Ms. Carolina,
8. ______ (seguir) em anexo os documentos.Please find the documents attached.
9. É importante nós ______ (chegar) cedo à entrevista.It’s important for us to arrive early at the interview.
10. A proposta foi ______ (enviar) ontem pelo diretor.The offer was sent yesterday by the director.
11. Espero que o senhor ______ (ter) uma boa viagem.I hope you have a good trip, sir.
12. Proponho que a gente ______ (marcar) outra reunião.I propose that we schedule another meeting.

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1. Eu mantenho contato com os clientes por e-mail.
2. A Carol propõe uma reunião toda segunda-feira.
3. Nós propomos um prazo de duas semanas.
4. Eles mantêm a agenda sempre atualizada.
5. Gostaria de saber se seria possível mudar o horário.
6. Se a senhora pudesse me ligar amanhã, eu ficaria muito grato.
7. Prezada Sra. Carolina,
8. Seguem em anexo os documentos.
9. É importante nós chegarmos cedo à entrevista.
10. A proposta foi enviada ontem pelo diretor.
11. Espero que o senhor tenha uma boa viagem.
12. Proponho que a gente marque outra reunião.

Escreva em português. (Write it in Portuguese.)

1. I would like to schedule a meeting.______
2. Could you help me, sir?______
3. Would it be possible to change the time?______
4. Where are you from, ma’am?______
5. I keep in touch with her.______
6. She proposes another day.______
7. I look forward to your reply. (closing a formal email)______

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1. Eu gostaria de marcar uma reunião.
2. O senhor poderia me ajudar?
3. Seria possível mudar o horário?
4. De onde a senhora é?
5. Eu mantenho contato com ela.
6. Ela propõe outro dia.
7. Aguardo a sua resposta.

Coloque as palavras em ordem. (Put the words in order.)

1. I would like to know whether the position is still available.______
2. Could you speak more slowly, please, sir?______
3. Please find attached the report on the meeting.______
4. Do you already know our director, ma’am?______
5. I remain at your disposal for any clarification.______

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1. Gostaria de saber se a vaga ainda está disponível.
2. O senhor poderia falar mais devagar, por favor?
3. Segue em anexo o relatório da reunião.
4. A senhora já conhece o nosso diretor?
5. Fico à disposição para qualquer esclarecimento.

Ouça e escreva. (Listen and write what you hear.)

1. ______Are you the director of the agency, sir?
2. ______I would like to speak with you, ma’am.
3. ______Tomorrow’s meeting starts at ten o’clock.
4. ______I stand by my opinion about the project.
5. ______What do you propose for next week?
6. ______Thank you for your attention.

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1. O senhor é o diretor da agência?
2. Eu gostaria de falar com a senhora.
3. A reunião de amanhã começa às dez horas.
4. Mantenho a minha opinião sobre o projeto.
5. O que vocês propõem para a semana que vem?
6. Obrigada pela atenção.

Speak and write

Say each one out loud, as if the person were in front of you. Then open the model answer and compare.

1. You're at a job interview. Greet the interviewer, an older man, and thank him for the invitation.

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   Bom dia. Muito prazer. Gostaria de agradecer o convite para esta entrevista.

2. Ask him politely to repeat the question.

   Show a model answer

   Desculpe, o senhor poderia repetir a pergunta, por favor?

3. Ask an older woman at the bank, politely, whether she could help you.

   Show a model answer

   Com licença, a senhora poderia me ajudar?

4. Propose a meeting on Tuesday morning, and say you can change the time if he prefers.

   Show a model answer

   Proponho uma reunião na terça de manhã, mas posso mudar o horário caso o senhor prefira.

5. Tell a colleague the same thing informally.

   Show a model answer

   Vamos marcar uma reunião na terça de manhã? Se você preferir outro horário, me avisa.

6. Você escreve e-mails formais no seu trabalho? Para quem?

   Show a model answer

   Escrevo, sim. Escrevo para clientes e para diretores de outras empresas. Para os colegas, eu escrevo de um jeito mais informal.

Write: a formal email of six to eight lines to a company where you would like to work. Open with Prezado(a), say who you are, ask whether there is a position available and whether it would be possible to schedule an interview, say that your résumé is attached, and close properly. Then rewrite the same message in three lines for a friend who works there.

Verb workout

Type each form from memory, then say it out loud.

manter to keep, to maintain · Present

1. eu ______manter · present
2. você ______manter · present
3. nós ______manter · present
4. eles ______manter · present

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1. eu mantenho
2. você mantém
3. nós mantemos
4. eles mantêm

The full guide to manter: every tense, examples and ten more sentences →

propor to propose, to suggest · Present

1. eu ______propor · present
2. a gente ______propor · present
3. nós ______propor · present
4. vocês ______propor · present

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1. eu proponho
2. a gente propõe
3. nós propomos
4. vocês propõem

The full guide to propor: every tense, examples and ten more sentences →

Flashcards

Spend about ten minutes on today’s words. Mark a card “I know it” only when the answer comes straight away.